Tinggalkan komentar

TQM

TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Management of Change

Vision ==> Mission ==> Behaviour ==> Action ==> Culture

A new paradigm is:

Action ==> Behaviour ==> Mission ==> Vision ==> Culture

TOTAL QUALITY MANAGEMENT :

5 S :

Japanese English Meaning Typical Examples
Seiri Structurise Organisation Throw away rubbish or return to store
Seiton Systemise Neatness 30-second retrieval of document
Seiso Sanitise Cleaning Individual cleaning responsibility
Seiketsu Standardise Standardisation Transparency of storage
Shitsuke Self-discipline Discipline Do 5-S daily
5S
S-1 Stucturise
1.1 Throw away/return things which are not needed
1.2 Paperless and Re-cycle Bins for papers, bottles, etc.
1.3 “Needed things” stored: low, medium & high usage
1.4 Personal belongings kept to the minimum
1.5 Treat defects, leakage, breakage and their causes
1.6 “Things-to-do”
1.7 one set of tools/stationery/
1.8 one hour meeting
1.9 one stop service for customer
1.10 one location file (e.g. LAN server)
S-2 Systemise
2.1 Everything has a clearly designated name & place
2.2 Every place should have a ‘responsible person’ label
2.3 Eliminate unnecessary covers and locks
2.4 Functional placement for leaflets, tools and material
2.5 Filing standards and control master list
2.6 First in, first out arrangement
2.7 Zoning and placement marks
2.8 Neat notice boards (also remove obsolete notices)
2.9 Easy-to-read notices (including zoning)
2.10 30-second retrieval of tools, document & parts
S-3: Sanitise
3.1 Individual cleaning responsibility assigned
3.2 Make cleaning and inspection easier
3.3 Clean even the places most people do not notice
3.4 Cleaning inspections and correct minor problems
3.5 Regular sparkling cleaning campaigns
S-4: Standardise
4.1 Transparency
4.2 Straight line and right-angle arrangements
4.3 ‘Danger’ warning signs and marks
4.4 Fire extinguisher and ‘Exit’ signs and safety device
4.5 Work instructions and ‘passed’ labels
4.6 Electrical wiring neatness and switch labels
4.7 Energy Preservation – Aircon temp. mark/switch
4.8 Colour-coded gangways/ pipes and directional marks
4.9 Colour coding — paper, files, containers, etc.
4.10 Responsibility labels on floor plan or at site
4.11 Prevent noise and vibration at source
4.12 Department/office labels and name plates
4.13 Foolproofing Practices
4.14 Park-like environment (garden office/factory)
4.15 5-S Museum (including photos before/after 5-S)
S-5: Self-discipline
5.1 Execute individual 5-S responsibilities
5.2 Wear, if necessary, safety helmet/gloves/shoes/etc.
5.3 Good communication and telephone practices
5.4 Daily 5-minute 5-S Practice
5.5 One day processing of job/tasks
5.6 Practise dealing with emergencies
5.7 Organisation Chart and Performance Indicators
5.8 Design and follow the 5-S Manual
5.9 Quarterly 5-S Audit and Improvements
5.10 Seeing-is-believing: check for 5-S environment

MODEL TQM

Salah satu kerangka model TQM:

  1. Ethics / etika
  2. Integrity / integritas
  3. Trust / kepercayaan
  4. Training /diklat
  5. Teamwork / kerja sama
  6. Leadership / kepemimpinan
  7. Recognition / akredibilitas
  8. Communication / komunikasi

Elemen Kunci TQM

Model TQM di atas menunjukkan suatu philosophy bahwa mutu yang diinginkan didapat dari kekuatan kepemimpinan, perencanaan, design, dan peningkatan inisiatif. Kedelapan elemen kunci tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat bagian, yaitu sebagai berikut.

1. Foundation, termasuk di dalamnya ethics, integrity, and trust.

2. Building Bricks, termasuk di dalamnya training, teamwork, and leadership.

3. Binding Mortar, termasuk di dalamnya adalah communication.

4. Roof adalah recognition.

1.Foundation

TQM dibangun di atas suatu fondasi yang terdiri atas ethics, integrity, dan trust. Ini akan menumbuhkan keterbukaan, keadilan, ketulusan dan memberikan peluang bagi semua orang untuk ikut serta dalam proses pelaksanaannya.Ketiga elemen kunci pada grup ini akan membuka potensi TQM yang luar biasa. Ketiganya berjalan beriringan, tetapi memberikan kontribusi yang berbeda dan saling melengkapi dalam TQM.

a. Ethics adalah suatu bentuk kedisiplinan akan menjalankan halhal yang dianggap baik oleh perusahaan dan menghindarkan diri dari tindakan-tindakan yang dianggap buruk. Ada dua jenis etika perusahaan, yaitu yang berkaitan dengan etika bisnis dan etika personal, etika dari individual SDM terhadap perusahaan dan sesama SDM.

b. Integrity termasuk di dalamnuya adalah kejujuran, moralitas, nilai,keadilan, dan ketulusan. Semuanya harus terwujud dalam hubungan antara komponen perusahaan terhadap konsumen. Suatu perusahaan hendaknya mampu menilai apa yang konsumen harapkan dan apa yang pantas diberikan kepada konsumen berdasarkan nilai-nilai tersebut.

c. Trust kepercayaan di antara karyawan dan pihak-pihak terkait dengan perusahaan akanmemudahkan proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan. Jadi, kepercayaan akan mendatangkan lingkungan yang kooperatif terhadap TQM.

2. Bricks

Setelah memiliki fondasi yang kuat, maka pilar penyangga akan lebih kuat lagi dalam mencapai “atap“ yang menjadi tujuan TQM, yaitu recognition.

Bricks terdiri atas hal-hal berikut.

a. Training–Diklat sangat penting bagi karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. Tugas diklat biasanya dibebankan pada supervisor atau badan tersendiri dari Human Resources Departement. Pada dasarnya diklat yang dibutuhkan karyawan di antaranya keahlian personal sesuai dengan pekerjaan masing-masing, kemampuan untuk bekerja aktif dalam tim, pemecahan masalah, pembuatan keputusan, ekonomi dan bisnis, dan keahlian teknis lainnya sehingga akan mampu mendapatkan karyawan yang efektif.

b. Teamwork–Kekuatan tim akan lebih hebat dari individu. Dengan tim permasalahan akan lebih cepat diselesaiakan dengan lebih banyak solusi yang dapat saling mengisi. Tim juga akan mampu mingimprovisasi proses dan pelaksanaan TQM. Ada tiga tipe tim yang disarankan dalam TQM, yaitu sebagai berikut:

i. Quality Improvement Teams or

Excellence Teams (QITS) – Ini adalah bentukan tim yang sifatnya temporer yang bertugas untuk menyelesaikan problem yang spesifik. Biasanya bentukan tim ini digunakan dalam kurun waktu tiga sampai dengan dua belas bulan. Tim ini juga biasanya digunakan lagi ketika permasalahan yang sama timbul pada periode waktu berikutnya.

ii. Problem Solving Teams (PSTs)

Tim ini juga bersifat temporer dengan tugas menyelesaikan permasalahan yang juga spesifik dan mengidentifikasi serta menangani penyebab permasalahan dengan kurun waktu satu minggu sampai dengan tiga bulan. Dengan tingkat permasalahan yang lebih rendah daripada permasalahan yang dihadapi QITS.

iii. Natural Work Teams (NWTs) –

Bentukan tim ini terdiri atas sekelompok kecil SDM ahli di bidangnya dengan tiap-tiap anggota tim memikul tugas dan tanggug jawab sendiri-sendiri yang dibagi berdasarkan kapabilitasnya. Konsep yang terdapat di dalam tim yang melibatkan karyawan, kesanggupan me-manage tim secara professional, dan kesatuan di antara anggota tim yang berupa lingkaran berkualitas. Tim ini berkesinambungan tanpa ada batas waktu dengan jam kerja kurang lebih satu sampai dengan dua jam setiap minggunya.

c. Leadership

Bisa dikatakansebagai kunci utama dalam TQM. Sosok kepemimpinan dalam TQM hendaknya yang memiliki visi ke depan dan mampu menginspirasi anggotanya. Pemimpin di sini juga berarti mampu membuat arah strategi yang dapat dipahami oleh semua komponen yang ada dengan nilai-nilai yang mewakili seluruh kepentingan. Sosok kepemimpinan ini biasanya dipegang oleh seorang manajer. Dalam TQM juga dibutuhkan supervisor yang berkomitmen untuk memimpin karyawan. Seorang supervisor harus paham betul. TQM dengan seperangkat nilai dan philosophy yang terkandung di dalamnya dan mampu mengkomunikasikannya ke seluruh elemen yang berada di bawahnya. Intinya keseluruhan TQM harus dipahami, dipegang, dan dipimpin oleh perangkat top management yang harus memiliki komitmen tinggi terhadap hal tersebut. Nilai obyektivitas harus dijunjung tinggi karena top management bertindak dari planer sampai measurement.

3. Binding Mortar

Binding Mortar merupakan elemen kunci yang melingkupi keseluruhan model dari TQM. Communication – Komunikasi adalah suatu jembatan yang menentukan keberhasilan TQM. Komunikasi yang tidak tepat dan tidak tertuju ke sasaran akan mengakibatkan rubuhnya model TQM. Kesatuan dari keseluruhan elemen kunci ini disatukan dengan suatu komunikasi yang tepat, yang tepat sasaran dan tepat ide. Komunikasi yang baik dalam TQM diperlukan antara seluruh elemen organisasi, supplier, dan konsumen. Dalam kondisi apa pun seorang supervisor harus peka terhadap aliran informasi yang ada di sekitarnya yang kemudian disampaikan ke manajemen untuk diolah sedemikian rupa menjadi suatu keputusan terhadap suatu kondisi berupa informasi untuk kemudian disampaikan ke pihak-pihak yang terkait. Ada beberapa macam komunikasi, yaitu sebagai berikut.

i. Downward communication

Aliran komunikasi dari atas ke bawah. Komunikasi ini tergolong dominan dalam oganisasi. Dari top manajemen yang menyampaikan informasi ke supervisor, selanjutnya dari supervisor ke karyawan adalah contoh dari komunikasi ini.

ii. Upward communication

Dapat berupa kritikan karyawan terhadap manajemen atau hasil mata-mata karyawan dan pengetahuan lainnya dari karyawan yang disampaikan ke atas, demi kesempurnaan TQM.

iii. Sideways communication

Komunikasi ini sangat penting karena memecah dinding pembatas antara satu departemen dengan departemen lainnya. Tanpa komunikasi ini TQM akan terpecah dari satu departemen dengan yang lainnya.


4.
Roof

Recognition

Recognition adalah elemen terakhir dari TQM. Seharusnya elemen ini mampu memberikan sugesti dan achivement bagi tim dan karyawan individual. Dengan seseorang memperoleh suatu pengakuan, akredibilitas, maka secara otomatis akan terjadi perubahan yang luar biasa dalam kepercayaan diri, self esteem, produktivitas, dan kualitas kerja yang sesuai dengan mutu yang diharapkan perusahaan. Secara tidak langsung hal inilah yang pada akhirnya akan memberikan kepuasan kepada konsumen berupa produk dengan mutu yang tinggi sebagai hasil dari pemberdayaan SDM yang berkualitas. Pengakuan atau kredibilitas dapat terjadi dengan cara, terjadi pada tempat serta terjadi pada waktu, antara lain sebagai berikut.

  • Cara : Berupa sertifikat penghargaan, trofi, plakat, dan sebagainya.
  • Tempat : Penampilan yang baik dapat dilihat dari kondisi kerja departemen, panitia, tim, dan top manajemen. Pengakuan di sini terjadi di kalangan departemen, top manajemen, ataupun dikalangan karyawan
  • Waktu : Pengakuan dapat diberikan pada waktu tertentu, seperti rapat staf, penghargaan yang sifatnya rutin, dansebagainya.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: